Comunicação Interna Colaborativa …
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Comunicação Interna Colaborativa …

Comunicação interna é a habilidade de se conectar bem com os seus colaboradores e, é tão importante quanto se relacionar com o seu cliente …

Foi-se o tempo em que o público interno ficava em segundo plano …

Pois as empresas estão percebendo a importância de engajar seus talentos e alinhar metas e objetivos.

Se você tem equipes bem informadas e motivadas, conta com a vantagem competitiva necessária para crescer.

Para isso, será preciso investir na comunicação interna da mesma forma que você cuida do marketing …

Portanto, direcione a mensagem certa para o público-alvo da casa.

Mas, você sabe como alcançar e conquistar seus colaboradores?

Mesmo que já pratique a comunicação interna, acompanhe e explore as possibilidades abaixo.

Ao final do texto, você terá condições de avaliar melhor suas práticas e construir um capital humano poderoso.

Comunicação interna

Comunicação interna é a transmissão e compartilhamento de informações dentro da empresa, tendo como público-alvo os colaboradores.

Seu objetivo é alinhar as atividades dos profissionais à cultura organizacional, e garanta que todos fiquem bem informados e engajados em seu trabalho.

Quando o assunto é comunicação, as atenções costumam se voltar ao público externo (clientes, investidores, parceiros) …

Mas, é igualmente importante direcionar mensagens para o público interno (colaboradores, gestores, freelancers).

Isso porque a circulação de informações define o estado de produtividade, desempenho e o engajamento que impacta diretamente nos resultados do negócio.

Além disso, há uma relação intrínseca entre comunicação interna e cultura organizacional …

Pois o modo como a empresa se comunica com seus colaboradores é essencial para transmitir valores, princípios e fortalecer a visão da organização.

Qual é o objetivo da comunicação interna?

O principal objetivo da comunicação interna é integrar os colaboradores e alinhar seu discurso e práticas aos objetivos, valores e causas da empresa.

Segundo o relatório State of the Sector 2019, realizado pela Gatehouse, 64% dos profissionais de comunicação interna têm como objetivo central “comunicar a estratégia, valores e propósitos da empresa” aos colaboradores.

Para isso, as empresas utilizam diversos canais e formatos que vão desde newsletters internas até redes sociais corporativas.

Além disso, utilizam uma linguagem adequada de acordo com seu público interno e procuram construir um relacionamento sólido com os colaboradores.

Mas, o importante é garantir que a mensagem chegue corretamente ao receptor e todos fiquem “na mesma página”, como se diz no mundo dos negócios.

Quais as vantagens da comunicação interna?

A comunicação interna é imprescindível em qualquer empresa e quando bem estruturada, traz inúmeras vantagens.

Portanto, veja alguns motivos para investir nessa área.

Alinhamento da equipe

A fórmula da produtividade está nas equipes bem alinhadas, que somam forças em prol de um objetivo comum.

Mas, sabemos o quanto é difícil nutrir o espírito de equipe, e a comunicação interna nas organizações tem um papel central nessa integração.

Quando os times recebem direcionamentos claros e têm acesso às informações de que precisam, a sinergia é uma consequência natural.

Aumento da produtividade

A comunicação de qualidade tem o poder de aumentar a produtividade dos colaboradores, pois dispara os níveis de engajamento no trabalho.

Naturalmente, os colaboradores engajados se empenham mais para atingir os objetivos do negócio e se envolvem mais com suas atividades diárias.

Por isso, você ganha profissionais dedicados e vê as métricas de desempenho crescendo.

Melhoria do ambiente de trabalho

Outra vantagem da comunicação interna nas empresas é sua capacidade de melhorar o clima organizacional.

Dessa forma, quando todos conhecem o propósito de seu trabalho e a informação circula livremente.

Portanto, a tendência é o aumento dos níveis de satisfação e bem-estar no ambiente.

Assim, as percepções gerais dos colaboradores se mantêm positivas e a empresa se torna um excelente lugar para se trabalhar.

Queda da taxa de rotatividade

A taxa de rotatividade, ou turnover, é uma das maiores preocupações do RH, pois indica a frequência de saída de colaboradores da empresa.

O objetivo de qualquer organização é reter ao máximo seus talentos para gerar vantagem competitiva.

Também, uma das formas de fazer isso é investir na comunicação para o público interno.

Afinal, um bom relacionamento faz com que os colaboradores se sintam valorizados e reconhecidos pela organização.

Integração de novos funcionários

A fase de onbording é uma das mais desafiadoras para o RH.

Pois, ela necessita integrar o colaborador recém-contratado – o mais rápido possível – para começar a produzir .

Nesse ponto, a comunicação interna faz toda a diferença, pois mostra os caminhos ao iniciante e facilita sua interação com os colegas de trabalho.

Em pouco tempo, o novo funcionário já estará a par dos valores da empresa e familiarizado com sua cultura e métodos de trabalho.

Redução dos efeitos de uma crise

A comunicação interna também tem um papel importante na gestão de crise.

Pois ela reduz a sensação de insegurança e incerteza que acomete os colaboradores nessas situações.

Mas, para que a estratégia funcione, é essencial que a empresa seja honesta e transparente, compartilhando as dificuldades e desafios com todos.

Entretanto, por mais que o momento seja difícil, as pessoas estarão motivadas a continuar na empresa e contribuir para a superação da crise.

Criação de embaixadores

Outra vantagem da comunicação interna é criar embaixadores dentro da empresa para facilitar a comunicação externa.

Mas, isso somente ocorre quando os colaboradores estão satisfeitos e engajados – e se recomendam a empresa em seu círculo social.

Por isso, esses promotores internos são importantíssimos para a reputação da empresa …

Eles ainda atraem novos talentos e clientes, ao melhor estilo do marketing de recomendação.

Endomarketing versus comunicação interna?

Comunicação interna e endomarketing são duas áreas voltadas ao público interno …  

Mas há diferenças importantes entre elas.

Enquanto a comunicação interna está mais focada nos processos de informação, o endomarketing trata das ações de incentivo e interação entre os colaboradores.

Ou seja: a comunicação abrange todo tipo de mensagem institucional, compartilhamento de conhecimento, notícias e novidades da empresa.

O endomarketing usa as técnicas para engajar colaboradores em campanhas internas, promover treinamentos e para aumentar a motivação, entre outras coisas …

Portanto, podemos dizer que a comunicação interna informa sobre o negócio e o endomarketing “vende” a empresa para o público interno.

Quais os tipos de comunicação interna?

Há vários tipos de comunicação interna nas empresas, desde as clássicas reuniões até os meios digitais.

Confira os cinco principais métodos.

Comunicação escrita

A comunicação escrita é uma das mais usadas no ambiente de trabalho, presente desde os post-it deixados no computador até as trocas de mensagens em comunicadores instantâneos.

Não à toa, a redação empresarial é uma competência indispensável para qualquer área de atuação.

Mas na comunicação para colaboradores, os formatos mais comuns são newsletters, e-mails, sistemas da intranet, manuais, plataformas colaborativas, redes sociais corporativas e aplicativos de mensagens.

Muitas empresas também apostam em blogs internos para manter seus talentos sempre informados por meio dos posts.

Comunicação verbal

A comunicação verbal, nesse caso, se refere às informações transmitidas pela fala no cotidiano da empresa.

Dessa forma, as tradicionais reuniões são o exemplo mais básico desse tipo de comunicação …

No entanto, os diálogos informais são muito importantes também.

Assim sendo, entram nessa categoria: as palestras, workshops, treinamentos presenciais na empresa, ou ainda conteúdo em vídeo e confraternizações.

Comunicação visual

A comunicação visual inclui todas as sinalizações e peças de comunicação da empresa. 

Por isso, esse tipo de comunicação ajuda a organizar melhor os espaços do escritório e cria um ambiente de trabalho agradável e harmonioso …

Portanto, aumenta a visibilidade de notícias e informações importantes.

Através de formatos como logotipos em letras caixa, placas de sinalização, adesivos de parede, banners, cartazes, quadros, murais de recados e muitos outros …

Comunicação vertical

A comunicação vertical é focada exclusivamente nos altos níveis hierárquicos da empresa.

Ou seja: é toda comunicação voltada a líderes, gestores e cargos de alto escalão, que inclui informações estratégicas e confidenciais.

Por essa razão, esse conteúdo é elaborado separadamente e tem acesso restrito a determinadas posições na empresa.

Comunicação horizontal

A comunicação horizontal é voltada a todos os colaboradores da empresa, que independe do nível hierárquico.

Portanto, seu conteúdo é para todas as áreas, cargos e posições …

Geralmente, são informações gerais sobre o momento da empresa, ações, conquistas, novidades e direcionamentos de trabalho.

Comunicação diagonal

Por fim, a comunicação diagonal é aquela que atinge vários níveis hierárquicos, ou ser direcionada a áreas específicas da empresa.

Normalmente, é utilizada para atingir equipes de setores específicos ou combinações de setores, como vendas e marketing.

Comunicação interna passo a passo

Portanto, assim como na comunicação externa, você precisa traçar objetivos e planejar ações de comunicação interna na empresa.

O processo é semelhante ao planejamento estratégico:

  1. Realizar o diagnóstico da comunicação interna atual
  2. Definir objetivos e metas para a área (ex.: aumentar o engajamento e melhorar o clima organizacional)
  3. Desenvolver estratégias para comunicar melhor (ex.: lançar uma campanha de incentivo, renovar a newsletter, adotar uma rede social corporativa)
  4. Definir métricas de sucesso para avaliação
  5. Elaborar um plano de ação para implementar o plano
  6. Monitorar resultados e ajustar a comunicação interna conforme o retorno dos colaboradores.

Esses são os passos essenciais …

Mas direcione bem a opinião e participação dos colaboradores – para ficar em evidência – durante todo o processo.

7 Ferramentas Essenciais

Na implementação da comunicação interna, ferramentas são imprescindíveis para ajudar você a organizar a área.

1. Newsletter

A newsletter é basicamente o jornal digital da empresa, que resume as principais novidades e informações úteis no e-mail dos colaboradores.

Por isso, ela pode ser semanal, quinzenal ou mensal em função do fluxo de informações da empresa.

2. Documentos compartilhados

Atualmente, os documentos compartilhados na nuvem – entre as equipes e projetos – são ferramentas de integração colaborativa.

Serviços como o Google Docs, Google Agenda, permitem que várias pessoas editem uma planilha, documento ou calendário ao mesmo tempo em tempo real.

3. Plataformas colaborativas

As plataformas colaborativas estão um passo além dos documentos compartilhados …

Pois elas oferecem ambientes online na nuvem para permitir a gestão de projetos e tarefas em equipe.

Um exemplo clássico é o Trello que oferece um modo prático e intuitivo de planejar e gerenciar tarefas por meio de quadros, listas e cartões.

4. Rede social corporativa

Outra facilidade da era digital é a rede social corporativa.

Pois ela funciona como um espaço de interação e compartilhamento online para o público interno.

Portanto, é uma evolução da clássica intranet, com maior poder de engajamento e envolvimento.

5. TV Corporativa

A TV corporativa também tem seu espaço na comunicação interna, localizada em ambientes de grande visibilidade e circulação na empresa.

Ela exige esforço e investimento para manter sua programação atualizada.

Mas, é uma mídia bastante eficiente para padronizar a informação e atingir todos os colaboradores.

6. Reuniões semanais

As reuniões continuam sendo essenciais para alinhar as estratégias e ações da empresa – e devem ir além dos encontros pontuais dentro das áreas.

O ideal é fazer reuniões gerais semanais ou quinzenais para compartilhar informações de interesse de todos …

Portanto, o objetivo será informar os resultados e ações de cada departamento.

7. Videoconferência

Com a flexibilização do ambiente de trabalho e adoção do home office, a videoconferência se tornou uma ferramenta essencial na comunicação das empresas.

Serviços como Skype e Hangout permitem chamadas em vídeo e aproximam pessoas a qualquer distância.

Como melhorar?

Se você está em busca de ideias para comunicação interna, tenho várias sugestões para melhorar a sua.

Siga as dicas a seguir.

Conheça a empresa e os colaboradores

Toda estratégia de comunicação começa com o entendimento do público-alvo e com os colaboradores não é diferente.

Por isso, você deve compreender o perfil, hábitos e preferências de seu público interno e sua relação com a empresa, para mirar no alvo certo.

Elabore um planejamento

Você vai precisar de um planejamento estratégico para implementar sua comunicação interna.

Não adianta implementar ações pontuais: você precisa de um plano estruturado que faça sentido em curto, médio e longo prazo.

Compartilhe o conhecimento da empresa

Toda empresa possui o conhecimento como um de seus patrimônios, e é fundamental compartilhar essas informações valiosas com seus colaboradores.

Por isso, a área de comunicação também tem o dever de promover treinamentos e ferramentas de aprendizagem.

Seja transparente com os funcionários

A transparência é o elemento-chave que garante um bom relacionamento entre colaboradores e empresa.

Nesse caso, ser honesto na comunicação interna é fundamental, pois mostra seu compromisso com a verdade e informação de qualidade.

Vale lembrar que isso inclui compartilhar as boas e más notícias.

Facilite o contato entre os departamentos

Um dos maiores problemas que as empresas enfrentam são os “silos”, que são basicamente áreas e equipes que se fecham e trabalham isoladas das outras.

A comunicação interna é crucial para ajudar a romper essas barreiras e integrar diferentes departamentos da organização.

Para isso, você pode facilitar a comunicação entre as áreas com ferramentas e processos adequados.

Ouça os colaboradores

Ouvir o que os colaboradores têm a dizer também é parte essencial da comunicação interna, assim como o feedback do cliente orienta suas ações de marketing.

Para isso, você deve dar voz ao público interno por meio de pesquisas, entrevistas e ferramentas que permitam a participação colaborativa de todos.

Utilize diferentes canais de comunicação

Cada canal de comunicação exige um formato e linguagem diferente, além de atingir o público interno de forma específica.

Por isso, você deve selecionar muito bem seu mix de canais para transmitir todas as mensagens necessárias na comunicação aos colaboradores.

É possível combinar e testar várias opções, desde que sua equipe tenha condições de manter os canais atualizados.

Crie ações de relacionamento

As ações de relacionamento estão no campo do endomarketing e são essenciais para engajar seus colaboradores.

Você pode criar campanhas de incentivo com premiações por desempenho, eventos para enfatizar o pertencimento e ações que valorizem a cultura organizacional.

Afinal, a famosa analogia de “vestir a camisa” da empresa ainda é um excelente propulsor de resultados.

Reconheça os esforços dos colaboradores

O reconhecimento é uma das principais demandas dos colaboradores, que desejam ter seu trabalho valorizado nas empresas.

Para reconhecer o mérito de cada um, aposte em ações que recompensam o esforço dos profissionais com bônus, gratificações, prêmios ou mesmo gestos simbólicos como medalhas e troféus.

Como Medir?

Você se lembra da definição de métricas no passo a passo do planejamento?

Esses indicadores servem para medir os resultados da sua comunicação interna e aprimora continuamente suas ações.

Um dos índices mais óbvios é o clima organizacional, que pode ser medido através de uma pesquisa.

Outras, revelam a motivação dos colaboradores: taxa de rotatividade, taxa de retenção, absenteísmo, engajamento como métricas típicas do RH.

Além disso, é importante calcular o ROI de suas ações, para verificar o retorno do investimento.

Conclusão

Agora, você compreende a importância de melhorar a comunicação interna para impulsionar suas equipes?

Pois, é uma lógica simples: a efetividade da comunicação interna ira refletir diretamente na qualidade da experiência do cliente e nos resultados do negócio.

Colaboradores motivados e alinhados dão o melhor de si e se comprometem com os objetivos da empresa.

É isso que todos nós queremos, não é mesmo?

Sou da opinião que a comunicação interna é um excelente laboratório para testar e aprimorar a capacidade de influenciar pessoas.

Por: Neil Patel

Adaptado porErivaldo Ribeiro
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Erivaldo Ribeiro

Erivaldo Ribeiro é o fundador do Publicidade Viral. Empreendedor independente com foco em marketing, publicidade e empreendedorismo. Acredita que, ao compartilhar informações, está contribuindo para um mundo melhor. Temos um espaço no Facebook para nossa comunidade.

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